OVERLEGSTRUCTUUR

Op het juiste moment het juiste gesprek

Een vast ritme van overleg en rapportage zorgt dat we de voortgang zien, elkaar blijven vinden en op tijd kunnen bijsturen. Gebaseerd op de samenwerkingsovereenkomst (SOK).

Het ritme in één oogopslag

Wat gebeurt wanneer

Wekelijks

  • Triageoverleg Koepel
  • Registratie en voortgang jongeren

Tweewekelijks

  • Kernteamoverleg
  • Werkgroepen (tweewekelijks of maandelijks)

Maandelijks

  • Koepeloverleg
  • Voortgangsrapportages
  • Evaluatie samenwerking

Per kwartaal

  • Strategische monitoring (art. 6.8)
  • Begroting en inzet van middelen

Per 4 maanden

  • Bestuurlijke rapportage
  • Resultaten, risico's en trends

Jaarlijks

  • Integrale evaluatie
  • Draaiboek evalueren en bijstellen

Daarnaast rond de jongere: het multidisciplinair overleg (MDO), elke zes weken. En daarboven het Bestuurlijk overleg, waar de besluiten vallen die het Kernteam en de werkgroepen voorbereiden. De SOK noemt daar geen vaste frequentie bij.

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 5.4, 6.4, 6.6, 6.8, 6.9, 6.14, 9.3, 9.4, 9.5 en 13.1

Structuur

Overleggen op drie niveaus

Operationeel wekelijks · maandelijks

Triageoverleg Koepelwekelijks art. 5.4
Registratie & voortgang jongerenwekelijks art. 6.4
Koepeloverlegmaandelijks art. 5.4 en 6.5

Tactisch tweewekelijks · maandelijks

Kernteamoverlegtweewekelijks art. 6.7 en 9.3
Werkgroepentweewekelijks of maandelijks art. 9.5
Voortgangsrapportagesmaandelijks art. 6.6

Strategisch kwartaal · 4 mnd

Bestuurlijk overleggeen vaste frequentie art. 9.2 en 9.4
Strategische monitoringper kwartaal art. 6.8
Begroting en inzet van middelenper kwartaal art. 13.1
Bestuurlijke rapportageper 4 mnd art. 6.9 en 6.14
Integrale evaluatiejaarlijks art. 6.14

In de Koepel zitten Het Ondersteuningspunt, de aanbieders van wonen (CZG en 't Huisje), het steunteam, geleverd vanuit Stichting OpenDoor en Stichting Twist, een onafhankelijke casusregisseur vanuit de Penvoerder en de projectleider. Waar nodig sluiten verwijzers of andere vertegenwoordigers uit de regio aan. Komt het team er niet uit, dan schaalt het op naar het management, de ketenmanager, de directie, de wethouder en het college van B&W.

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 5.4, 5.5, 6.4 t/m 6.9, 6.14, 9.2 t/m 9.5 en 13.1

Inhoudelijke uitwerking

Werkgroepen

De inhoud wordt uitgewerkt in werkgroepen (SOK art. 9.5) die voorleggen aan het Kernteam en, waar nodig, aan het Bestuurlijk overleg (art. 9.4). Afspraken landen in het Activiteitenplan.

KoepelTriageWonen SteunteamsLerenOnderzoek Scholing

De werkgroep Scholing is in de praktijk ontstaan en staat niet in de samenwerkingsovereenkomst, die er zes noemt. Deelnemers: Inge Ossenblok, Friso van Doesburg, de trainer Geweldloos Verzet, de intervisoren en Vraag het EEF.

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 9.4, 9.5 en 9.7

Rondom de jongere

Multidisciplinair overleg (MDO)

Elke zes weken, één uur, rond één jongere. Het perspectief van de jongere is sturend en iedereen brengt in vanuit de eigen expertise, zodat niemand beslist over die van een ander.

Ritme

Elke 6 weken, 1 uur. Het eerste MDO volgt na plaatsing.

Voorbereiding

Ieder vult vooraf het inbrengformulier in, langs de vier Q's en de levensgebieden.

Brede expertise

Gedragswetenschapper, begeleiders, het steunteam, het verbindingsteam, het activeringsteam en een ervaringsdeskundige.

Privacy

We delen alleen wat nodig is en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, volgens de AVG.

Bij elk MDO is iedereen erbij. Zo voorkomen we dat de een beslist over de expertise van de ander. We streven ernaar de kring verder te verbreden met: ervaringsdeskundigheid van jongeren en ouders, LVB, de wijkagent, geloof en cultuur, sport, een antropoloog, alternatieve geneeswijze, onderwijs, verslavingszorg en psychiatrie.

Bron: werksessie MDO, foto-aantekening 8 juli 2026

Leren en verantwoorden

Evaluaties en rapportages

Evaluatie of rapportageRitmeWieSOK
Evaluatie samenwerking tussen partijenMaandelijksPartijen gezamenlijk6.6
Begroting en inzet van middelenPer kwartaalPenvoerder + partijen13.1
Resultaten, risico's en trendsPer 4 maandenPenvoerder + opdrachtgever6.9
Integrale evaluatie (inhoud en financieel)JaarlijksAlle partijen6.14
Draaiboek evalueren en bijstellenMinimaal jaarlijksCoördinator / projectleiderDraaiboek Levv-Up, in ontwikkeling
Evaluatie Activiteitenplan zie aandachtspuntTweejaarlijksAlle partijen2.4

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 2.4, 6.6, 6.9, 6.14 en 13.1. Het draaiboek is een voorstel van Levv-Up, nog te bevestigen.

Momenten

Harde deadlines en eenmalige momenten

MomentDatumEigenaar
Pilotperiode1 maart 2026 – 28 februari 2027Penvoerder
Eindrapportage pilot28 februari 2027Penvoerder + projectleider
Subsidieaanvraag BEN (datagedreven afwegingskader en monitoring)in te vullenPenvoerder + Inge
Scholingsprogramma: flyer afrondenafgerond, de flyer staat onlineInge / Shantie

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 16.1 en 6.14, subsidieaanvraag Datagedreven Afwegingskader en Monitoring Aandachtsvol Wonen, scholingsplanning 10 juni 2026

Aandachtspunten
  • De SOK noemt in art. 2.4 een tweejaarlijkse evaluatie van het Activiteitenplan, terwijl de pilot twaalf maanden duurt. Deze frequentie moet met de Penvoerder worden rechtgezet.
  • Triage kent drie frequenties voor hetzelfde onderdeel. Art. 5.4 zegt dat het onderdeel Triage wekelijks bij elkaar komt, art. 9.5 zegt dat de werkgroep Triage tweewekelijks of maandelijks samenkomt, en het vastgestelde triagedocument spreekt van een tweewekelijks overleg over de aanmelding. Wij houden hier wekelijks aan voor het triageoverleg in de Koepel. Dit moet met de Penvoerder worden rechtgezet.
  • Het tactisch niveau kent twee frequenties. Art. 6.6 zegt maandelijks, art. 6.7 en 6.14 zeggen tweewekelijks. Wij houden tweewekelijks aan voor het Kernteam en maandelijks voor de voortgangsrapportages. Dit moet met de Penvoerder worden rechtgezet.
  • Het strategisch niveau kent twee frequenties. Art. 6.8 zegt per kwartaal, art. 6.9 en 6.14 zeggen per vier maanden. Wij houden per kwartaal aan voor de monitoring en per vier maanden voor de rapportage. Dit moet met de Penvoerder worden rechtgezet.
  • Nog aan te vullen: het eigenaarschap per werkgroep en de indiendatum van de BEN-aanvraag.

Bron: samenwerkingsovereenkomst art. 2.4, 5.4, 6.6 t/m 6.9, 6.14 en 9.5, en Document Triage Prezent Wonen, 18-03-2026